Como Ditar E-mails Sem Perder Tempo Editando

Já contou quantos emails você manda por dia? Eu contei: 47. Era insustentável.

Se você é daqueles que escreve email de 3 parágrafos pra dizer "ok", esse artigo é pra você.

Eu costumava gastar 3 horas por dia em email. Hoje gasto 1 hora. A diferença? Aprendi a ditar do jeito certo.

O problema é que a maioria das pessoas tenta ditar, o texto sai cheio de erros, e acaba gastando mais tempo corrigindo do que economizou. Vem comigo que eu te mostro como resolver isso.

Por Que Ditar E-mails é Difícil

Quando você digita, seu cérebro trabalha em duas velocidades:

• Pensamento: rápido
• Digitação: lenta

A digitação funciona como um "freio" natural que te dá tempo de formular a próxima frase. Tipo quando você está escrevendo e para pra pensar no que vai dizer - a lentidão dos dedos te dá essa folga.

Quando você dita, não tem esse freio. Você fala na velocidade do pensamento, mas o pensamento nem sempre é organizado, saca?

Resultado: frases longas demais, ideias fora de ordem, repetições. E aquele email que era pra ser rápido vira um texto confuso que você precisa reescrever inteiro.

A Técnica Para Ditar E-mails Que Funcionam

Passo 1: Estruture Antes de Falar

Antes de apertar o botão de gravar, defina mentalmente:

• O que você quer que a pessoa faça? (aprovar, responder, agendar)
• Qual a informação principal? (1-2 pontos, não mais)
• Qual o tom? (formal, informal, urgente)

15 segundos de planejamento evitam 5 minutos de edição. Firmeza?

Passo 2: Use Frases Curtas

Compare:

Ruim (frase longa):

"Então eu estava pensando que talvez a gente pudesse marcar uma reunião para discutir aquele projeto que você mencionou na semana passada, se você tiver disponibilidade, claro, pode ser na quinta ou sexta."

Bom (frases curtas):

"Podemos marcar uma reunião sobre o projeto X? Quinta ou sexta funcionam para você?"

O segundo é mais fácil de ditar SEM erros e mais fácil de ler. Ligado?

Passo 3: Um Assunto Por Parágrafo

Se o email tem 3 assuntos, faça 3 parágrafos. Dite um de cada vez.

Pausa entre parágrafos = tempo para organizar o próximo pensamento.

Passo 4: Revise Uma Vez (Rápido)

Mesmo com técnica perfeita, erros acontecem. Mas a revisão deve ser rápida:

• Leia em voz alta mentalmente
• Corrija erros óbvios (nomes, números)
• Envie

Se você está gastando mais de 30 segundos revisando um email curto, o ditado não está funcionando direito.

Templates de Email Para Ditar

Pro Chefe (Follow-up)

Estrutura:

1. Contexto (1 frase)
2. Pergunta direta (1 frase)

Dite assim:

"Oi [Nome], estou retomando sobre [assunto]. Você teve chance de revisar? Aguardo seu retorno."

Direto, sem enrolação. Chefe não tem tempo pra ler textão.

Pro Cliente Chato (Solicitação)

Aquele cliente que pede tudo pra ontem e some quando você precisa de informação.

Estrutura:

1. O que você precisa
2. Por que precisa
3. Prazo (com uma pitada de urgência educada)

Dite assim:

"Oi [Nome], preciso do relatório de vendas de janeiro. Vou usar na apresentação para diretoria amanhã. Consegue me enviar até hoje às 17h?"

Nota como tem um prazo específico? Cliente chato precisa de deadline concreto, senão não responde nunca.

Pro Colega Que Não Responde

Sabe aquele colega que você manda email e ele some? A técnica aqui é ser direto mas não agressivo.

Estrutura:

1. Referência ao email anterior
2. Pergunta específica que exige resposta

Dite assim:

"Oi [Nome], mandei um email terça sobre o orçamento. Você consegue me dar um retorno até amanhã? Se preferir, podemos resolver em 5 minutos por call."

A opção de call geralmente acelera a resposta - ninguém quer mais uma reunião.

Email de Agradecimento

Estrutura:

1. Agradecimento específico
2. Impacto

Dite assim:

"Oi [Nome], obrigado pela ajuda com o projeto. Sua contribuição foi essencial para fecharmos no prazo."

Curto, específico, e mostra que você percebeu o esforço da pessoa.

Ferramentas Para Ditar E-mails

Opção 1: Ditado Nativo (Gmail/Outlook)

Gmail: Use Google Voice Typing (no navegador Chrome)

• Vá em Ferramentas > Digitação por voz
• Funciona, mas precisa adicionar pontuação manualmente

Outlook Web: Use o ditado do Windows (Win+H)

• Funciona em qualquer campo de texto
• Mesmos problemas: precisa ditar pontuação

Veredicto: Funciona para emails curtos, frustrante para emails longos. Tipo, você dita "ponto" e aparece a palavra "ponto" em vez do símbolo. Irritante demais.

Opção 2: App de Ditado Dedicado

Apps com hotkey global funcionam assim:

1. Abre o Gmail/Outlook
2. Posiciona o cursor no corpo do email
3. Pressiona a hotkey (tipo Ctrl+Espaço)
4. Dita
5. Texto aparece já formatado com pontuação

Vantagem: Pontuação automática, funciona em qualquer cliente de email.

Se quiser testar um app com pontuação automática, o Parla tem 7 dias grátis - mas qualquer app que funcione pra você já é um ganho.

Erros Comuns Ao Ditar E-mails

Erro 1: Falar Rápido Demais

Seu microfone capta, mas o processamento falha. Resultado: palavras faltando ou erradas.

Solução: Fale em ritmo de conversa normal, não de leilão.

Erro 2: Não Pausar Entre Frases

Sem pausas, o sistema não sabe onde colocar pontos.

Solução: Faça uma pausa natural de 0.5 segundo entre frases.

Erro 3: Ambiente Barulhento

Ruído de fundo confunde o reconhecimento de voz.

Solução: Use fone com microfone ou ambiente silencioso.

Erro 4: Microfone Longe da Boca

Quanto mais longe, mais ruído, menos precisão.

Solução: Microfone a 15-20cm da boca. Não precisa colar no rosto (fica estranho em call), mas também não deixa do outro lado da mesa.

Quanto Tempo Você Economiza?

Digitação média: 40 palavras/minuto Fala média: 150 palavras/minuto

Para um email de 100 palavras:

• Digitando: 2.5 minutos
• Ditando: 40 segundos + 20 segundos de revisão = 1 minuto

Economia: 60% do tempo.

Se você escreve 20 emails por dia, são 30 minutos economizados diariamente. Em um mês, são 10 horas. Dá pra fazer muita coisa com 10 horas extras.

Quando NÃO Ditar

• Emails muito formais (jurídico, contratos) - revise com calma
• Emails com dados sensíveis - cuidado com quem está por perto
• Quando você não sabe o que escrever - planeje primeiro, dite depois

Próximos Passos

1. Escolha um app de ditado (nativo ou dedicado)
2. Comece com emails internos/informais
3. Pratique a técnica de frases curtas
4. Gradualmente use para emails mais importantes

Em 1 semana de prática, você não vai querer voltar a digitar. Eu não voltei.

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Leia também:

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